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Excel : Les fichiers Excel, même ne contenant que peu de données, peuvent prendre une taille considérable. Comment corriger ce problème ?
cr 22.06.2016 r+ 07.08.2024 r- 07.08.2024 Pierre Pinard. (Alertes et avis de sécurité au jour le jour)
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Dossier (collection) : Trucs et astuces Excel |
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L'une des raisons de l'explosion de la taille d'un fichier Excel, avec les versions 2003 et antérieures d'Excel (avant les versions 2007 d'Excel et de Microsoft Office), est dû au fait qu'Excel conserve, cellule par cellule, toutes les informations de formatage des cellules.
Si vous avez formaté des lignes entières et des colonnes entières, ou si vous aviez formaté des cellules désormais vides, Excel conserve en mémoire, dans la feuille de calcul, les informations de formatage désormais inutiles.
Dans nos exemples où les fichiers n'ont été manipués qu'une fois, la perte n'est pas très importante sous Excel 1997-2003, mais, à l'étape 8, deux modes d'effacements (simple en utilisant la touche " suppr (suppression) " et complet en utilisant, dans le menu, " Supprimer tout ") ont donné des résultats inverses de ceux attendus. L'effacement simple efface mieux que l'effacement complet !
On peut voir, a partir d'Excel 2007, que ce problème n'existe plus (ou presque plus). C'est l'une des bonnes raisons de passer à une version récente d'Excel (avec les limites repoussées du nombre de colonnes, qui passe de 256 colonnes à 16.384 colonnes, et du nombre de lignes qui passe de 65.536 lignes à 1.048.576 lignes).
Voici un exemple de créations puis suppressions massives de formats de cellules sous Excel 2007. Les tailles Excel 1997-2003 ont été obtenues en exportant la feuille Excel 2007 au format Excel 1997-2003 :
| Etape du test | Etat du fichier Excel | Tailles avec Excel 2007 (16.384 colonnes) | Tailles avec Excel 1997-2003 (256 colonnes maximum) |
|---|---|---|---|
| 1 | Fichier Excel créé, vierge. | 8 K | 17 K |
| 2 | Etape 1 avec une seule valeur dans une seule cellule | 8 K | 17 K |
| 3 | Etape 2 avec formatage des cellules de la ligne 1 : Format de nombre + alignement + police | 10 K | 20 K |
| 4 | Etape 3 avec formatage des cellules de la colonne 1 : Format de nombre + alignement + police | 10 K | 20 K |
| 5 | Etape 4 + formatage de toutes les cellules de toutes les lignes et toutes les colonnes : Format de nombre + alignement + police | 10 K | 20 K |
| 6 | Etape 5 + remplissage d'un petit calcul dans toutes les cellules de la ligne 1 | 150 K 16 384 colonnes 12 K 256 colonnes | 28 K 256 colonnes |
| 7 | Etape 6 + remplissage d'un petit calcul dans toutes les cellules des lignes 2 à 500 | 85.381 K 16 384 colonnes 1.258 K 256 colonnes | 3.983 K 256 colonnes |
| 8 | Etape 07 après suppression du contenu des lignes 2 à 500 Nous devrions nous retrouver dans les tailles de l'étape 6 s'il n'y a aucune perte. | 150 K 16 384 colonnes 14 K 256 colonnes | 28 K 256 colonnes - effacement simple 39 K 256 colonnes - Effacer tout |
| 9 | Etape 08 après suppression du contenu des colonnes 2 à fin Nous devrions nous retrouver dans les tailles de l'étape 5 s'il n'y a aucune perte. | 10 K | 20 K |
| 10 | Etape 9 + sélection de toutes les lignes et colonnes et " Effacer les formats " Nous devrions nous retrouver dans les tailles de l'étape 2 s'il n'y a aucune perte. Sous Excel 2007, la perte de taille reste marginale. | 9 K | 20 K |
Astuce Excel pour diminuer la taille des fichiers
Pour regagner, sur disque et en mémoire, la place perdue avec les fichiers Excel trop gros :
- Sélectionner la première colonne inutilisée (clic sur l'étiquette (l'entête) de la colonne)
- Appuyez et maintenez la touche "Majuscule" enfoncée
- Appuyez sur la touche " Fin "
- Appuyez sur la flèche à droite
- Désormais, toutes les colonnes inutilisées sont sélectionnées.
- Supprimez ces colonnes (elles vont être remplacées par des colonnes sans aucun paramètre (paramètres par défaut)).
- Sélectionner la première ligne inutilisée (clic sur l'étiquette (l'entête) de la ligne)
- Appuyez et maintenez la touche "Majuscule" enfoncée
- Appuyez sur la touche " Fin "
- Appuyez sur la flèche vers le bas
- Désormais, toutes les lignes inutilisées sont sélectionnées.
- Supprimez ces lignes (elles vont être remplacées par des lignes sans aucun paramètre (paramètres par défaut)).
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